Configurando

É fundamental realizar as configurações iniciais para garantir o correto funcionamento das rotinas no sistema Almoxarifado (Cloud). Essas configurações devem ser realizadas no primeiro acesso ao sistema.

A seguir apresentaremos todas as configurações iniciais do sistema de forma detalhada:

Parâmetros

Gerais

Nesta configuração serão estipulados os comportamentos do sistema em relação ao exercício que está sendo acessado.

Para isso, acesse o menu Configurando > Parâmetros > Gerais. a tela Configurando o sistema abrirá e nela serão dispostas duas guias: Por almoxarifado e Por exercício.

Guia Por almoxarifado

Nesta guia o usuário irá definir três pontos. Primeiro, se deseja que as transferências realizadas no almoxarifado em que está logado sejam finalizadas automaticamente ou que fiquem com a situação Em recebimento para que sejam conferidas antes de incorporar o saldo do estoque.

O segundo aspecto a ser definido é se o usuário deseja que durante a Requisição de materiais sejam ocultados os saldos do material requisitado.

E, por último, o usuário deve informar se deseja que o sistema impeça a adição de um material que não tenha saldo suficiente para atender a Requisição, sendo possível definir, ainda, qual saldo o sistema utilizará para esse parâmetro: Saldo físico (posição do estoque) ou Saldo disponível (saldo físico menos a quantidade pendente de atendimento das requisições).

Em todos os casos, o usuário deve marcar (verde) o(s) parâmetro(s) que deseja utilizar.

Guia Por exercício

Nessa guia serão indicados os parâmetros relativos ao exercício que está sendo utilizado e, a cada novo exercício torna-se obrigatória a sua configuração.

Ao acessar esta guia, deverá ser selecionado o Exercício, que será o ano corrente.

Caso o exercício a ser configurado ainda não esteja cadastrado, basta clicar no botão +Exercício e inserir o Novo exercício, bem como, selecionar a configuração de organograma a ser utilizada, dentre as opções já utilizadas ou Criar uma nova configuração específica para aquele exercício e, ao final clique em Salvar.

Vale ressaltar que é possível editar as informações de configuração ao optar por utilizar um organograma pré-existente, para isso, antes de selecionar o organograma clique no botão Editar, faça as alterações e, após isso, clique em Usar.

Mudar configuração do organograma

O sistema permite que seja alterada a configuração do organograma vigente no exercício corrente, utilizando para isso o botão Mudar configuração.

Na tela Editando configuração de organograma faça as alterações desejadas,e clique em Salvar.

Vale ressaltar que só é possível realizar essa modificação se não houver nenhum registro vinculado ao organograma.

Modelo de relatório

Nesta tela serão configurados os modelos de documentos que devem ser utilizados como padrão na execução de relatórios em determinadas funcionalidades.

Para realizar a configuração, acesse a funcionalidade por meio do menu Configurando > Parâmetros > Modelo de relatórios e, na tela Configurando relatório selecione o tipo de relatório desejado para cada item e, ao final, clique em Salvar.

Lembre-se que os modelos disponíveis são aqueles listados no Gerenciador de relatórios, acessado por meio do menu Utilitários.

Portal da transparência

O sistema Almoxarifado (Cloud) também disponibiliza suas informações para os sistemas Transparência Cloud e Transparência Fly, mas, para que seja realizada essa integração, ao acessar o sistema Almoxarifado (Cloud) pela primeira vez é necessária a configuração de identificação das respectivas entidades.

Para isso, utilize o menu Configurando > Parâmetros > Portal da transparência.

Na tela Configurando portal da transparência deve ser preenchido o E-mail de retorno, pois sempre que for realizado o envio de alguma informação, o sistema enviará um e-mail de confirmação e/ou alerta de inconsistências. A informação de CNPJ de envio será preenchida automaticamente pelo sistema, importando informações cadastradas no Portal.

Em seguida, o usuário deverá informar o Almoxarifado que enviará as informações, sendo possível adicionar um ou mais.

O próximo passo é marcar qual portal você deseja utilizar: Transparência Cloud ou Transparência Fly e, dependendo da opção selecionada, os demais campos serão habilitados ou desabilitados.

Selecionando a opção Transparência Cloud, será habilitado o campo Carga inicial, onde deve ser indicado se a configuração se refere ao primeiro envio de dados (Sim ou Não). O Token de envio é informação única de cada entidade junto ao portal e, no campo Script, deve ser selecionado o script de integração utilizado para o envio das informações ao portal.

Na opção Transparência Fly, nos campos Data inicial e Data final devem ser informadas as datas a serem consideradas para o envio de dados, pois pode haver o fracionamento do período para envio das informações. Lembrando que esses campos só serão habilitados caso no campo Carga inicial seja selecionada a opção Sim.

Em seguida, o usuário deve informar a Chave de acesso da entidade no Portal da Transparência e, no campo Script, deve ser selecionado o script de integração utilizado para o envio das informações ao portal.

Após preencher todas as informações, clique em Salvar e, depois, em Enviar ou, utilize o botão Salvar e enviar.

O envio das informações deve ser feito de forma periódica, conforme a entidade julgar necessário, porém, o Gerenciador de scripts (Utilitários > Gerenciador de scripts) permite que seja realizado o agendamento para a execução do script de forma automática, desta forma, o usuário não precisa realizar os envios de forma manual.

Portal do gestor

Por meio dessa funcionalidade é possível realizar a configuração do sistema para realizar o envio de dados ao Portal do gestor.

O acesso se dá por meio do menu Configurando > Parâmetros > Portal do gestor.

Na tela Enviando dados ao portal do gestor, insira, primeiramente, a Chave de acesso da entidade junto ao Portal e, em seguida, selecione o Script de interação que deve ser utilizado no envio das informações.

Ao final, clique em Enviar.

Usuários

Autorizações de acessos

A funcionalidade Autorizações de acessos permite que o usuário administrador gerencie as permissões de acesso concedidas aos demais usuários daquele Almoxarifado.

Para acessá-la utilize o menu Configurando > Usuários > Autorizações de acessos.

Na tela inicial clicando na quantidade de Almoxarifado(s) o sistema lista quais os almoxarifados que o usuário possui acesso.

Para Editar essas permissões basta clicar no ícone de lápis e, na tela Editando autorização de acesso faça as alterações necessárias, em seguida, clique em Salvar.

Para Excluir uma autorização, basta acessar a mesma tela e clicar no botão Excluir.

Além disso, o sistema possibilita realizar a cópia de uma autorização já concedida clicando no ícone abaixo destacado:

Após isso, na tela Copiando autorização de acesso, insira o Usuário para o qual deseja conceder o acesso.

+Autorização

Para inserir uma nova autorização clique no botão +Autorização e, na tela Adicionando autorização de acesso, insira, primeiramente, o Usuário e, em seguida, informe o(s) Almoxarifado(s) que ele poderá acessar.

Pesquisar e Pesquisa avançada

O sistema também possui uma barra de pesquisa onde é possível realizar a busca pelo Nome ou pelo Usuário.