Visão geral

Conheça o sistema

O sistema Compras (Cloud) é uma solução com tecnologia em nuvem, que proporciona mais agilidade na realização das atividades dos órgãos públicos para uma gestão mais eficiente e planejada, no que se refere às compras e licitações realizadas pela administração pública. Suas funcionalidades estão voltadas para:

• Permitir a execução de vários processos licitatórios simultaneamente, dando mais rapidez às contratações necessárias;
• Otimizar as etapas das solicitações de compra até a finalização do processo licitatório, resultando no período menor de tempo para aquisição de um material ou contratação de um serviço;
• Permitir que as cotações de preço sejam visualizadas individualmente e/ou vinculadas a uma ou mais solicitações de compra, garantindo agilidade na etapa de coleta de preço;
• Possibilitar a visualização clara para o monitoramento das etapas de cada processo, seja na fase interna ou externa;
• Personalizar os cadastros conforme a necessidade da entidade, como, por exemplo, a prestação de contas de um item específico dos processos de compras para o tribunal de contas estadual;

A partir de agora, você terá acesso a detalhes importantes sobre a usabilidade desta solução e suas funcionalidades. Então aproveite ao máximo e lembre-se de nos reportar suas dúvidas, sugestões e reclamações. Assim, poderemos ajudá-lo e, com sua contribuição, poderemos melhorar ainda mais nossos sistemas!

Como realizar o acesso ao sistema

Vamos iniciar conhecendo como se dá o acesso ao sistema Compras (Cloud).

Ao acessar o sistema Compras (Cloud), informe seu Usuário e Senha, cadastrados através da Central do Usuário e, após, clique em Acessar.

Caso não possua cadastro, clique no botão Não possui uma conta? e efetue seu cadastro, após isso, acesse o sistema preenchendo as informações de Usuário e Senha.

ATENÇÃO:

Para ter acesso à entidade e seus módulos o usuário deve possuir as devidas permissões, que é concedida por meio do Gerenciador de acessos.

Após efetuar o login, você será direcionado para a tela de seleção de Entidade que você deseja acessar, selecionando, também, o Exercício no qual deseja trabalhar.

Ao acessar o sistema você visualizará a página Visão Geral, que conta com botões de atalho para as funcionalidades mais utilizadas nas rotinas do sistema, possibilitando maior agilidade nos processos de Solicitações de compra, Cotações de preços, Processos administrativos, Fornecedores, Responsáveis e Materiais e serviços.

Além disso, no menu localizado na barra superior da tela é possível encontrar outras funcionalidades, que são divididas nos seguintes grupos processuais:

• Configurando;
• Administrando;
• Processando;
• Executando.

Solicitações de atendimento

Através do menu Solicitações de atendimento, localizado no canto superior direito da tela, no ícone Suporte, você poderá realizar a abertura de chamados para a nossa equipe de suporte, acompanhar as respostas pendentes, ou seja, quando há um chamado aguardando seu retorno, bem como, pode participar das pesquisas disponíveis para melhorar nossas soluções.

Além disso, clicando no ícone Suporte via chat, você pode conversar com um de nossos analistas em tempo real, recebendo o auxílio necessário para tornar sua experiência ainda melhor.

Pesquisa rápida

No canto superior direito da tela também é possível encontrar o ícone de pesquisa rápida (lupa), onde você poderá localizar funcionalidades de forma mais ágil, buscando pelo termo desejado, veja:

Utilitários

Gerenciador de acessos

O Gerenciador de acessos está disponível na aba Utilitários e, é através dele que são concedidos acessos a várias contas de usuários diferentes. Por meio deste recurso o usuário administrador pode liberar e restringir acessos, além de atender solicitações de acesso registradas por usuários na Suíte Cloud.

Para acessar a funcionalidade, clique no ícone de engrenagem > Gerenciador de acessos.

Após isso, você será direcionado para a tela de autorizações, onde poderá gerenciar os acessos dos usuários cadastrados.

Para maiores informações acerca desta ferramenta, acesse a Central de Ajuda do Suíte Cloud, clicando aqui.

Gerenciador de extensões

Através do Gerenciador de extensões é possível administrar tudo o que foi executado no sistema, consultando parâmetros, métricas, metadados, além de realizar o download das informações, reexecutar e solicitar assinaturas de relatórios.

Além disso, é possível gerenciar toda a parte de agendamento de scripts e relatórios, possibilitando a edição, exclusão ou desativação.

Também é através dessa aba que o usuário poderá gerenciar o que será compartilhado com outros usuários e grupos, controlando as variáveis disponíveis durante as execuções dos scripts.

Para acessar a funcionalidade, clique no ícone de engrenagem > Gerenciador de extensões.

Ao clicar na opção, uma tela será aberta contendo as guias Execuções, Agendamentos, Compartilhamentos e Variáveis de ambiente.

Para os usuários que não são administradores, só estarão disponíveis as guias Execuções e Agendamentos.

Em cada guia é possível filtrar as informações a serem visualizadas, selecionando no botão Filtrar por a opção de filtro desejada pelo usuário.

Para obter informações mais detalhadas sobre esta funcionalidade, acesse a Central de Ajuda do Suíte Cloud, clicando aqui.

Permissão por organograma

Essa funcionalidade permite ao usuário administrador conceder, editar ou excluir permissões aos usuários com base nos organogramas cadastrados na entidade junto ao sistema Compras (Cloud).

O acesso se dá por meio do menu Utilitários > Permissão por Organograma.

A funcionalidade é visualizada em formato de colunas, sendo que na coluna esquerda são listados todos os Organogramas cadastrados na entidade, independentemente de estarem ou não em uso e, ao lado são exibidas outras três colunas, com nome do Usuário, Concessão, que mostra o usuário que concedeu aquela permissão e, a Data da Concessão da permissão.

Destaca-se que as configurações de organogramas listadas, são as mesmas da configuração já existente no menu Administrando > Estrutura Organizacional > Organogramas. A tela demonstrará, ainda, a configuração que está Em uso, tendo a opção de acessar as permissões de configurações de organogramas anteriores.

Editar permissão

Como exposto anteriormente, ao acessar a funcionalidade, serão listadas todas as permissões concedidas no Organograma selecionado e, tais permissões podem ser modificadas a qualquer tempo.

Para editar uma permissão concedida, clique no botão Editar (ícone de lápis).

A tela Editando permissão por organograma abrirá na guia Selecionar permissões, onde estarão listados, na coluna esquerda, os Organogramas cadastrados na entidade e, na coluna direita, as permissões concedidas àquele usuário.

Para conceder uma permissão, basta selecionar o Organograma na coluna da esquerda e marcar, na coluna direita, o checkbox dos níveis que você deseja que o usuário tenha permissão de acesso e, ao final, clicar em Salvar e autorizar.

Para retirar a permissão concedida em algum dos níveis do Organograma, basta desmarcar o checkbox correspondente. Ao final, clique em Salvar e autorizar.

Excluir permissões do usuário

Para excluir todas as permissões concedidas ao usuário referente a uma determinada configuração de organograma, basta selecionar a configuração desejada de organograma e clicar no ícone destacado abaixo:

Automaticamente o sistema já procederá com a exclusão do usuário da listagem.

+Permissão

Para conceder permissão a um novo usuário, clique no botão +Permissão.

Na tela Adicionando permissão por organograma, inicialmente, selecione o Usuário ao qual deseja conceder permissão e clique no botão Próximo, que só será habilitado após a seleção do usuário.

Você, então, será direcionado para a guia Selecionar permissões, na coluna esquerda, selecione o Organograma de primeiro nível (unidade) no qual você deseja realizar a configuração de permissão e, na coluna direita, marque os checkboxes dos níveis aos quais o usuário terá permissão de acesso, é possível selecionar um ou mais níveis. Ao final, basta clicar em Salvar e autorizar.

Para selecionar todos os níveis de um mesmo Organograma, basta clicar no botão Selecionar todos, que é habilitado somente no primeiro nível ou no nível-pai do Organograma, veja:

Vale ressaltar que o botão Selecionar todos somente é habilitado nos Organogramas de maior nível, ao clicar nele automaticamente o sistema selecionará todos os organogramas dele dependentes.

IMPORTANTE:

Ao realizar a permissão, essa será concedida para a entidade atual e para a configuração do organograma que estiver selecionada.

Caso seja adicionado um novo Organograma na estrutura de organogramas, ainda que do tipo analítico, será necessário acessar a funcionalidade e conceder a permissão ao usuário desse novo organograma, pois nesse caso, não irá realizar a permissão de forma automática.

Também é possível realizar a pesquisa de Organogramas na guia Selecionar permissões em cada primeiro nível de organogramas, facilitando, assim, sua localização. Para isso, utilize a barra de pesquisa localizada no canto superior direito e digite o número do organograma (com ou sem a máscara (ponto, traço e etc)) ou o nome. Veja:

Ao selecionar no checkbox o organograma e ir para o próximo nível a pesquisa fica salva, sendo possível navegar em outros níveis sem perder o que foi selecionado. Veja:

IMPORTANTE:

Para os usuários administradores, as permissões não afetarão seus acessos, isso porque independentemente das permissões que lhes forem concedidas, sendo administrador, o usuário terá acesso a todos os Organogramas.

Caso os usuários administradores tenham alguma permissão por organograma, que aconteceu antes do usuário se tornar administrador, o cadastro da permissão continuará na listagem, porém não influenciará nas permissões de organogramas na Solicitação de compra.

Reflexos nas Solicitações de compra, Cotações de preços e nos Processos administrativos

Solicitações de compra

As Permissões por Organograma, nesse primeiro momento, influenciarão diretamente nas permissões do usuário quanto às Solicitações de compra, de modo que o usuário só poderá visualizar, criar e editar uma solicitação de um organograma ao qual ele tem permissão de acesso.

Na listagem das Solicitações de Compra será possível visualizar apenas aquelas vinculadas aos Organogramas aos quais o usuário tem permissão de acesso. Ou seja, se o usuário tem um cadastro de permissão vinculado a ele e, na funcionalidade Permissão por Organograma não há nenhum organograma marcado (autorizado), o sistema não irá listar nenhuma Solicitação de compra, pois a listagem só ocorrerá quando houverem Organogramas devidamente permissionados.

Vale ressaltar que os usuários administradores irão visualizar todas as Solicitações de compras, sem nenhuma restrição.

Adicionar ou editar uma Solicitação de compra

No cadastro da Solicitação de Compra (Processando > Solicitações > Solicitações de compras > +Solicitação) e durante a edição da solicitação (ícone de lápis), o campo Organograma irá listar e permitir informar apenas os organogramas em que o usuário possui acesso na entidade.

Ao cadastrar e editar uma Solicitação de compra e o usuário selecionar no campo Entidade gestora uma entidade diferente do contexto atual, o sistema irá verificar se nessa entidade o usuário em questão tem permissão no organograma informado, caso não, irá limpar o campo organograma e listar somente os organogramas que o mesmo tem acesso para entidade gestora selecionada.

Duplicar uma solicitação de compra

No momento de duplicar uma Solicitação de compra (Processando > Solicitações > Solicitações de compras > Outras opções > Duplicar solicitação) o campo Organograma listará apenas aqueles que o usuário tem permissão de acesso.

Se, ao duplicar a solicitação de compras o usuário selecionar no campo Entidade uma entidade diferente do contexto atual, o sistema irá verificar se nessa entidade o usuário em questão tem permissão no organograma informado e, em caso negativo, o campo Organograma ficará em branco, sendo listados somente os organogramas que o usuário possui permissão de acesso para entidade selecionada.

Cotações de preços e Processos Administrativos vinculados a Solicitação de compras

Na Cotação de preços (Processando > Cotação de preços > Cotações de preços) que tem vinculação com uma Solicitação de compra, será aplicada a Permissão por Organograma na seguinte situação:

• Se o usuário não tiver permissão para o Organograma da Solicitação de compra, o ícone da lixeira ficará desabilitado, ou seja, não será permitido excluir a cotação de preços e, será exibida a seguinte mensagem ao passar o mouse sobre a Solicitação de compra: Você não tem acesso a este organograma (número do organograma) para esta entidade (nome da entidade), verifique suas permissões de organogramas para esta entidade.

No Processo administrativo que tem vinculação com uma Solicitação de compra (Processando > Processos > Processos administrativos > Itens > Solicitação de compra) será aplicada Permissão por Organograma na seguinte situação:

• Se o usuário não tiver permissão para o Organograma da Solicitação de compra o ícone da lixeira estará desabilitado, não sendo permitido excluir a solicitação e, será exibida a seguinte mensagem ao passar o mouse sobre a Solicitação de compra (ícone de folha): Você não tem acesso a este organograma (número do organograma) para esta entidade (nome da entidade), verifique suas permissões de organogramas para esta entidade.

Vale destacar que, no momento, essa funcionalidade ainda não afeta as Solicitações de Fornecimento, porém, futuramente as permissões por organograma também serão aplicadas à elas.

Pesquisar e Pesquisa avançada

É possível realizar a pesquisa pelos usuários cadastrados utilizando a barra de pesquisa no canto direito da tela, podendo ser realizada a busca pelo Usuário cadastrado na Central de Usuário ou, pelo Nome do usuário.

Ainda há a possibilidade de realizar uma pesquisa avançada, acessada através do ícone de funil.

Notificações

Clicando no ícone de sino localizado no canto superior direito da tela, você terá acesso às Notificações.

Nesta aba, o usuário poderá obter informações acerca de tudo que foi realizado dentro dos sistemas aos quais ele possui acesso, sendo possível acompanhar a emissão de relatórios, visualizar agendamentos, cadastros salvos, alterados, ou excluídos, entre outros.

Ainda, é possível que o usuário filtre as Notificações para que sejam listadas apenas as Não lidas, Lidas ou Em andamento.

Novidades

Na aba Novidades você conhece as melhorias disponibilizadas no sistema, acessando um link direto para a Central de Ajuda, com vídeos, manuais e outros conteúdos que auxiliarão você a usufruir ao máximo do sistema Compras (Cloud).

Também é possível filtrar as Novidades que serão listadas, podendo selecionar dentre as opções Não lidas e Lidas.