Virada de exercício 2024/2025

Aqui você poderá conferir os aspectos importantes a serem configurados e revisados antes e após a virada de exercício.

Configuração de organograma

As configurações de organograma devem ser alteradas apenas em casos de extrema necessidade, por exemplo, quando houver uma alteração significativa na estrutura organizacional da entidade.

Se não houver alterações, no menu Configurando > Parâmetros > Gerais > guia Por exercício > +Exercício basta que a entidade utilize a mesma configuração do ano anterior (2024).

Para mais informações acerca dessa rotina, acesse a documentação específica disponível em nossa Central de Ajuda.

Importante!

Na hipótese de ocorrer alteração na Configuração de organograma do sistema Contábil (Cloud), recomenda-se que seja realizada a mesma alteração nos sistemas Compras (Cloud), Contratos, Patrimônio (Cloud) e Almoxarifado (Cloud), a fim de garantir a consistência de dados entre os sistemas, haja vista que a estrutura organizacional é única para o município/entidade.

Despesas

As Despesas vinculadas aos Contratos de 2024 que permaneceram vigentes no exercício 2025 devem ser atualizadas as respectivas contratações, a fim de garantir o correto controle orçamentário por parte da contabilidade. Essa rotina não é automatizada, deve ser realizada pela entidade.

Para isso, após a liberação do orçamento 2025 pela Contabilidade, o usuário deve acessar o menu Processando > Processos > Processos administrativos > Despesas (ícone de $) e inserir a despesa válida para 2025 (botão +Despesa).

Não é necessário excluir a(s) despesa(s) anterior(es), apenas inserir as novas.

Vale ressaltar que o sistema possui um script, disponibilizado em 2024, que permite efetuar a cópia das Despesas vinculadas a Contratação de forma rápida, utilizando a mesma estrutura da despesa do ano anterior. Para isso, é necessário acessar o menu Utilitários > Gerenciador de scripts e buscar por Rotina para fazer a cópia de despesa 2023/2024. Na execução deve ser selecionada a Entidade, a Contratação que deve ser efetuada a cópia das despesas, informar o Exercício Anterior (do qual serão copiadas as despesas), o Exercício Atual (no qual será aplicada a cópia) e informar o Token de execução (para saber como gerar o token, clique aqui).

Vale ressaltar que as Despesas que estiverem Bloqueadas no Exercício anterior (2024) serão finalizadas quando da virada e, caso a Entidade deseje resguardar os valores as novas Despesas inseridas deverão ser bloqueadas novamente.

Atenção!

A execução do script deve ser realizada de forma individual em cada Contratação que a Entidade deseja que seja efetuada a cópia das despesas.

Além disso, para que as demais rotinas que possuem Despesas vinculadas sejam atualizadas, torna-se necessário a execução da função Atualizar despesas contida no menu Administrando > Orçamento > Despesas > Atualizar despesas.

Formalização dos contratos

Deve ser verificado se todos os Contratos do ano foram devidamente formalizados dentro do exercício (até 31/12), uma vez que, a formalização de um contrato de 2024 após a virada para 2025 irá gerar reflexos na Escrituração da Contabilidade.

Portanto, todos os Contratos e Compras diretas realizados em 2024 devem estar com situação igual a Em execução ou Encerrados.

Ainda, para que as Contratações registradas sejam enviadas para Escrituração no sistema Contábil (Cloud) é indispensável que o Tipo de instrumento relacionado esteja cadastrado (menu Administrando > Cadastros auxiliares > Tipos de instrumento) como Exige termo? igual a Sim, caso contrário o sistema não realizará o envio das informações para a contabilidade.

Validação de saldos

É necessário que seja efetuada a validação de Saldo físico x Saldo contratual junto à Contabilidade da entidade, haja vista que essas informações refletem nos Contratos formalizados que foram escriturados.

Para isso, no sistema Contábil (Cloud) basta emitir o Relatório de Validações Saldo contratual físico versus saldo contratual contábil, por meio do menu Assistente (F4) > Relatórios, que apresenta, de forma analítica, a validação do saldo contratual físico em comparação ao saldo contratual contábil, gerados no encerramento do período de escrituração, facilitando a identificação de divergências.