Administrando

Estrutura organizacional

Organogramas

Cada município tem sua própria legislação que dita a estrutura organizacional, bem como, algumas observâncias na sociedade. Essa estrutura nada mais é que a forma pela qual as atividades desenvolvidas são divididas, organizadas e coordenadas. Num enfoque amplo, considera-se aspectos físicos, humanos, financeiros, jurídicos, administrativos e econômicos, e para cada órgão, são estabelecidas atribuições e responsabilidades específicas ao cargo ocupado. Veja abaixo um exemplo de estrutura organizacional municipal:

Esta funcionalidade tem por objetivo realizar o cadastro estrutural, funcional e programático da entidade municipal. Pelo Organograma é possível organizar e identificar o código, a descrição e o tipo de administração a que pertence cada órgão, conforme veremos adiante.

Conheça o ambiente

Para acessar o cadastro de Organogramas, acesse o menu Administrando > Estrutura organizacional > Organogramas.

A tela Organogramas abrirá, contendo todos os organogramas já cadastrados na entidade.

Pesquisar e Pesquisa avançada

É possível realizar a pesquisa pelos organogramas cadastrados utilizando a barra de pesquisa no canto direito da tela, onde o usuário pode pesquisar pela Descrição ou Número do organograma.

Ainda há a possibilidade de realizar uma pesquisa avançada, acessada através do ícone de funil.

E, para visualizar todos os organogramas cadastrados na entidade, basta clicar no ícone destacado abaixo:

Caso a sua entidade não possua um organograma configurado, é necessário criar esta configuração.

Criar configuração

Para configurar um novo Organograma, clique no botão Criar configuração localizado no canto inferior esquerdo da tela.

Na tela Adicionando configuração de organograma você poderá personalizar o organograma a ser utilizado na sua entidade, informando uma Descrição da configuração, o Nível e sua respectiva Descrição, bem como a Quantidade de dígitos e o Separador, sendo:

• Descrição da configuração: nome do organograma a ser utilizado, podendo ser utilizados caracteres numéricos e alfabéticos, por exemplo: Organograma 2023;
• Nível: são as subdivisões de cada organograma, podendo ter no máximo 13 níveis, os quais serão utilizados para especificar cada órgão/setor/entidade. Para adicionar níveis, clique em +Nível.
• Descrição: nome do órgão/setor/entidade que aquele nível representa.
• Quantidade de dígitos: você estabelece quantos dígitos representarão cada nível, num máximo de 10 dígitos.
• Separador: são os ícones que irão separar os níveis, você pode escolher entre ponto (.), barra (/), hífen (-) ou nenhum.

Para Excluir o nível inserido, basta clicar no ícone de lixeira.

+Organograma

Após a configuração do Organograma, deve ser incluído cada órgão/setor na configuração criada, a qual representa a entidade municipal. Para isso, clique no botão +Organograma e, na tela Adicionando organograma, informe o Número que representará aquele órgão/setor e a Descrição.

Após, clique em Salvar ou Salvar e adicionar novo, para incluir um novo órgão/setor.

Importante:

Lembre-se da configuração criada para a sua entidade, ou seja, se você optou por utilizar um Organograma de três níveis, você deve cadastrar os órgãos e setores nesse formato.

Entidades

O cadastro Entidades contém informações básicas relativas à própria entidade municipal, como nome, CNPJ, endereço, e-mail, entre outros. Trata-se de uma informação primordial e inicial para uso do sistema.

Para acessar este cadastro acesse o menu Administrando > Estrutura organizacional > Entidades e preencha as informações solicitadas (os campos com * são de preenchimento obrigatório) e, ao finalizar, clique em Salvar.

Na guia Dados adicionais é possível inserir outras informações que o usuário julgar importante. Para isso, é necessária a criação e configuração dos Campos adicionais por meio do menu Utilitários > Campos adicionais.

Catálogo

Grupos e classes

Conheça o ambiente

Esta funcionalidade permite o registro e manutenção dos grupos e classes referentes à classificação dos materiais e serviços.

Para acessar o ambiente utilize o menu Administrando > Catálogo > Grupos e classes.

Pesquisar

É possível realizar a pesquisa pelos grupos cadastrados utilizando a barra de pesquisa no canto direito da tela, onde o usuário pode pesquisar pela Descrição do grupo.

+Grupo e classe

Ao acessar a funcionalidade, serão listados todos os grupos e classes cadastrados na entidade. Caso você deseje realizar um novo cadastro, clique no botão +Grupo e classe no canto superior esquerdo da tela.

A tela Adicionando grupo abrirá. Nela você deve preencher a Descrição e clicar em +Classe. A tela Adicionando classe abrirá, onde você deverá preencher os campos indicados (os campos com * são de preenchimento obrigatório). Ao final, clique em Salvar ou, Salvar e adicionar novo se desejar adicionar uma nova classe

Unidades de medida

Conheça o ambiente

Nesta funcionalidade é possível estabelecer os padrões para as medições de grandezas físicas utilizadas pela entidade. Para isso, acesse o menu Administrando > Catálogo > Unidades de medida.

Para visualizar todas as unidades de medidas cadastradas na entidade, clique no ícone destacado abaixo:

Pesquisar e Pesquisa avançada

É possível realizar a pesquisa pelas unidades de medida cadastradas utilizando a barra de pesquisa no canto direito da tela, onde o usuário pode pesquisar pela Descrição, Descrição no plural ou Abreviatura.

Ainda há a possibilidade de realizar uma pesquisa avançada, acessada através do ícone de funil. Aqui o usuário também pode utilizar o campo Outras opções e realizar a busca pela Grandeza e/ou se a unidade de medida é Fracionária, ou não.

Filtrar por

Também é possível filtrar as unidades a serem exibidas, dentre as opções Todos, Definidos pelo usuário, Padrões, Ativos e Inativos, dispostas na barra Filtrar por.

Veja que as Unidades de medida podem ser classificadas (e filtradas) por Ativas e Inativas, inclusive aquelas que são consideradas registros padrão.

O usuário poderá ativar e desativar os cadastros clicando no ícone de lápis contido no canto direito da unidade que deseja classificar.

Para ativar ou inativar um cadastro, basta marcar ou desmarcar o checkbox Registro desativado, veja:

É possível realizar a ativação ou inativação em lote, para isso, inicialmente, na barra Filtrar por, selecione a guia Ativos ou Inativos e, em seguida selecione os registros desejados, marcando os checkboxes e, clique no botão Ativar ou Desativar, dependendo da situação em que se encontram os cadastros selecionados.

Atenção:

A classificação das Unidades de medida impacta diretamente no cadastro de Materiais e serviços, pois durante o cadastramento dos materiais o campo Unidade de medida listará apenas os cadastros que foram classificados como Ativos na funcionalidade.

+Unidade de medida

O sistema já possui as unidades de medida padrão previamente disponibilizadas, as quais não podem ser editadas ou excluídas, que estão listadas no filtro Padrões.

Para adicionar uma nova unidade de medida, clique no botão +Unidade de medida.

A tela Adicionando unidade de medida abrirá e nela devem ser preenchidos os campos conforme a unidade a ser adicionada.

Insira a Descrição no singular, a forma de Abreviatura da unidade e a Descrição no plural. Em seguida, no campo Grandeza, informe a grandeza a ser utilizada para medir a unidade cadastrada, selecionando dentre as diversas opções disponíveis e, por último, informe se a unidade Possui fracionamento, ou seja, se pode ser informada em números decimais ou, se deve ser utilizado apenas números inteiros.

Caso deseje incluir mais informações, pode ser utilizada a aba Dados adicionais, mas lembre-se, esta aba só poderá ser preenchida se forem adicionados formulários através da funcionalidade Campos adicionais (menu Utilitários > Campos adicionais).

Ao finalizar o preenchimento das informações clique em Salvar ou, caso deseje adicionar uma nova unidade de medida, clique em Salvar e adicionar novo.

Materiais e serviços

Conheça o ambiente

Esta funcionalidade permite o registro e manutenção dos materiais e serviços que são administrados pelo almoxarifado da entidade.

O acesso é realizado por meio do menu Administrando > Catálogo > Materiais e serviços.

Pesquisar e Pesquisa avançada

É possível realizar a pesquisa pelos materiais e serviços cadastrados utilizando a barra de pesquisa no canto direito da tela, onde o usuário pode pesquisar pelo Código ou pela Descrição.

Ainda há a possibilidade de realizar uma pesquisa avançada, acessada através do ícone de funil. Aqui o usuário também pode utilizar o campo Outras opções e realizar a busca pelo Tipo do material, Classificação, Grupo, Tipo de combustível e Unidade de medida.

Filtrar por

Para facilitar a visualização, é possível filtrar os materiais e serviços a serem exibidos, utilizando a barra Filtrar por, que permite a visualização por situação (Todos, Ativo ou Inativo).

+Material ou serviço

Para adicionar um novo material ou serviço, clique no botão +Material ou serviço e, preencha as informações de Descrição, Grupo e Classe que o material ou serviço pertence. Também deve ser selecionado o Tipo dentre as opções Material, Bem permanente ou Serviço.

Dependendo do Tipo selecionado, serão disponibilizados pelo sistema novos campos de preenchimento obrigatório, sendo:

• Tipo Material: deverá ser preenchida a Classificação, a Unidade de medida (conforme cadastro de Unidades de medida) e se o material é Estocável, ou não.

• Tipo Bem permanente: deverão ser preenchidos os campos Unidade de medida (conforme cadastro de Unidades de medida) e se o bem é Estocável, ou não.

• Tipo Serviço: deverá ser preenchida a Unidade de medida (conforme cadastro de Unidades de medida).

Lembre-se que no campo Unidade de medida só será possível selecionar uma unidade classificada como Ativa, portanto, caso a unidade desejada esteja Inativa na funcionalidade própria, antes de realizar o cadastro de um material ou serviço você deve alterar a situação.

É importante mencionar que o Código do material é sugestionado pelo sistema de forma sequencial, porém, é possível alterar, caso seja necessário.

Os campos Grupo e Classe são relativos aos cadastrados no menu Grupos e classes, por isso, caso você não encontre o Grupo, Classe ou até mesmo a Unidade de medida ao qual pertence aquele material ou serviço, basta cadastrá-lo no menu correspondente ou, clicar na flecha havida ao lado do botão +Material ou serviço e selecionar a opção desejada, veja:

Após inserir os dados iniciais, você deve preencher as Especificações do Material ou serviço a ser cadastrado, informando um Código, que é sugestionado pelo sistema, mas pode ser modificado e, a Descrição.

Para adicionar uma nova especificação, clique no botão +Especificação.

Vale ressaltar que, caso você esteja cadastrando um material ou serviço que possui variantes, você pode realizar apenas um cadastro, mas adicionar as diversas variantes nas Especificações. Por exemplo, no caso de você estar cadastrando o Material: caneta, a descrição inicial será generalizada, mas nas Especificações você poderá colocar suas variantes, cada uma delas com um código próprio, evitando assim a necessidade de se criar diversos cadastros para um mesmo material ou serviço.

Ainda, é possível desativar um cadastro de material ou serviço, clicando no checkbox Registro desativado, localizado no canto inferior esquerdo da tela. Ao selecionar esta opção, deverá ser informada também a Data de inativação do material ou serviço.

Veículos e equipamentos

Veículos e equipamentos

Conheça o ambiente

Essa funcionalidade permite realizar o registro dos veículos da frota e o cadastramento dos equipamentos da entidade.

O acesso é realizado por meio do menu Administrando > Veículos e equipamentos > Veículos e equipamentos.

Pesquisar e Pesquisa avançada

É possível realizar a pesquisa pelos materiais e serviços cadastrados utilizando a barra de pesquisa no canto direito da tela, onde o usuário pode pesquisar pela Placa, Descrição, CPF do motorista, Nome do motorista ou Organograma do veículo.

Ainda há a possibilidade de realizar uma pesquisa avançada, acessada através do ícone de funil.

Movimentações do veículo/equipamento

Clicando no ícone de relógio, localizado no canto direito da listagem, é possível visualizar todas as movimentações realizadas no veículo ou equipamento.

Ainda, clicando na flecha localizada no canto direito de cada movimentação, podem ser visualizadas informações como Data, Organograma, Motorista e o Fornecedor do veículo/equipamento.

+Veículo ou equipamento

Para inserir um novo registro, utilize o botão +Veículo ou equipamento.

A tela Adicionando veículo ou equipamento é dividida em sete guias:

Guia Informações gerais

Nesta guia serão inseridas as informações gerais do veículo ou equipamento a ser cadastrado, sendo:

• Placa: deve ser informada a placa do veículo ou o número de identificação do equipamento;
• Descrição: campo destinado ao nome do veículo ou equipamento que está sendo cadastrado;
• Agregado: neste campo deve ser indicado se o veículo ou equipamento que está sendo cadastrado pode ser utilizado como uma carroceria agregada, em caso positivo, marcar o checkbox;
• Patrimônio: inserir o número da placa, descrição ou número do comprovante junto ao Patrimônio da entidade;
• Data de aquisição: indicar a data de aquisição do veículo ou equipamento;
• Fornecedor: informar o nome do Fornecedor do veículo ou equipamento, conforme cadastro de Fornecedores;
• Nº do documento fiscal: campo destinado à indicação do número da nota fiscal da aquisição do veículo ou equipamento;
• Valor da aquisição: indicar o valor da aquisição do veículo ou equipamento;
• Estado de conservação: indicar o estado de conservação do veículo ou equipamento;
• Vínculo: indicar qual o vínculo do veículo ou equipamento com a entidade, se é Próprio, Cedido, Locado ou Outros;
• Proprietário: caso o veículo ou equipamento não seja Próprio da entidade, nesse campo deve ser indicado o seu proprietário;
• Classificação: deve ser indicada qual a classificação, ou seja se o veículo ou equipamento é de Passageiros, Carga, Tração ou Outros;
• Nº de passageiros: se for um veículo ou equipamento com Classificação igual a Passageiros, indicar o número de passageiros suportado;
• Tipo: este campo se refere ao tipo do veículo ou equipamento e consta as opções provenientes do cadastro de Tipos de veículo e equipamento;
• Modelo: este campo se refere ao modelo do veículo ou equipamento. As opções são provenientes do cadastro de Modelos de veículo;
• Renavam: neste campo pode ser informado o número do Renavam (Registro Nacional de Veículos Automotores) do veículo;
• Chassi: este campo indica a numeração do Chassi, que diz respeito a identificação do veículo;
• Nº de série: caso o veículo ou equipamento possua um número de série, este deve ser indicado nesse campo;
• Ano de fabricação: este campo indica o ano de fabricação do veículo ou equipamento;
• Ano do modelo: indicar o ano do modelo do veículo ou equipamento;
• Marcação: neste campo deve ser indicada a unidade de medida em que ocorre a marcação de uso do veículo ou equipamento, dentre as opções de Km, Horas ou Milhas;
• Nº de dígitos: com base no campo anterior, neste campo o usuário deve indicar qual a quantidade de dígitos utilizada na marcação, dentre as opções disponíveis que são 5 (cinco) ou 6 (seis) dígitos;
• Cor: este campo indica a cor do veículo ou equipamento;
• Potência: indicar a potência do veículo ou equipamento;
• Cilindradas: indicar as cilindradas do veículo ou equipamento;
• Data de inativação: caso o veículo ou equipamento deixe de ser utilizado pela entidade, deve ser indicada a data de inativação do veículo ou equipamento.

Ainda, no campo Placa, clicando no botão Histórico (ícone de relógio) é possível visualizar todo o histórico das placas do veículo, com as informações de data e horário da criação da placa e o nome do usuário realizou a alteração.

Guia Combustíveis

Nessa guia serão inseridos os gastos com os combustíveis utilizados pelo veículo ou equipamento.

Para efetuar um novo registro basta clicar no botão +Combustível e preencher com as informações solicitadas (os campos com * são de preenchimento obrigatório).

Guia Organogramas

Aqui deve ser inserido o Organograma ao qual o veículo ou equipamento está relacionado.

Clique no botão +Organograma e insira, primeiramente, a Data de início, ou seja, quando o veículo ou equipamento passou a estar relacionado a um organograma e, em seguida, informe o Organograma ao qual ele está relacionado.

Guia Motoristas

Nessa guia serão informados os Motoristas que utilizam o veículo ou equipamento.

Para isso, clique em +Motorista e insira as informações solicitadas.

Guia Agregados

Essa guia é utilizada nos casos em que o veículo ou equipamento trata-se de um Agregado, ou seja, quando sua utilização está relacionada a outro veículo ou equipamento.

Vale ressaltar que só é possível agregar um veículo ou equipamento se não estiver marcada a opção Agregado na guia Informações gerais, isso porque um veículo/equipamento que é agregado, não pode ter veículos/equipamentos agregados a ele.

Para inserir um novo registro, clique em +Agregado e selecione o veículo ou equipamento a ser vinculado. Serão listados somente os veículos e equipamentos que foram marcados como Agregado na guia Informações gerais.

Guia Anexos

Nesta guia poderão ser inseridos arquivos que se referem ao veículo ou equipamento, como nota fiscal, documento do veículo ou outros.

Para inserir um anexo, basta clicar em +Anexo ou arrastar os arquivos para a tela correspondente.

Guia Dados adicionais

Na guia Dados adicionais é possível inserir outras informações que o usuário julgar importante. Para isso, é necessária a criação e configuração dos Campos adicionais por meio do menu Utilitários > Campos adicionais.

Ao finalizar a inserção das informações, clique em Salvar.

Pessoas

Fornecedores

Conheça o ambiente

Nesta funcionalidade serão procedidos os cadastros das pessoas físicas e jurídicas que fornecerão materiais ou prestarão serviços à entidade. O acesso se dá pelo menu Administrando > Pessoas > Fornecedores.

Pesquisar e Pesquisa avançada

É possível realizar a pesquisa pelos fornecedores cadastrados utilizando a barra de pesquisa no canto direito da tela, onde o usuário pode pesquisar pelo Nome do fornecedor e/ou CPF/CNPJ.

Ainda há a possibilidade de realizar uma pesquisa avançada, acessada através do ícone de funil. Aqui o usuário também pode utilizar o campo Outras opções e realizar a busca pela Situação e Tipo de fornecedor.

Consulta Receita Federal

Na página inicial do cadastro de Fornecedores está disponível o recurso Consulta Receita Federal.

Por meio deste recurso o usuário poderá informar o CNPJ do Fornecedor a ser cadastrado e, automaticamente, o sistema buscará os dados e permitirá a inclusão do fornecedor.

Caso o usuário busque por um CNPJ já cadastrado na entidade, o sistema realizará a consulta e permitirá a atualização de dados.

Também é possível realizar a consulta diretamente na tela Adicionando fornecedor (botão +Fornecedor), basta clicar na opção Consultar Receita Federal.

Para realizar a atualização de um fornecedor do tipo Pessoa Jurídica já cadastrado na entidade, clique sobre o número do CNPJ; a tela Consultando Receita Federal aparecerá e, caso haja necessidade de atualizar os dados, clique no botão Atualizar dados, no canto inferior direito da tela.

+Fornecedor

Para inserir um novo registro, clique no botão +Fornecedor e preencha os campos solicitados, conforme as guias apresentadas.

Ressalta-se que os dados aqui cadastrados são muito importantes, devendo ser inserido o maior número de informações, a fim de facilitar a localização do fornecedor posteriormente.

Guia Dados pessoais

Nesta guia serão inseridos os dados básicos do fornecedor, seja ele pessoa física ou jurídica, sendo solicitadas informações diferentes conforme o tipo de pessoa que está sendo cadastrada, veja:

Após preencher as informações solicitadas, passe para a guia seguinte.

Guia Contas bancárias

Nesta guia, comum para os cadastros de pessoa física e jurídica, devem ser inseridos os dados bancários do fornecedor, clicando no botão +Conta e preenchendo as informações solicitadas (os campos com * são de preenchimento obrigatório).

Funcionários

Conheça o ambiente

Nesta funcionalidade serão procedidos os registros dos funcionários que estão envolvidos com a frota da entidade.

O acesso se dá pelo menu Administrando > Pessoas > Funcionários.

Pesquisar e Pesquisa avançada

É possível realizar a pesquisa pelos funcionários cadastrados utilizando a barra de pesquisa no canto direito da tela, onde o usuário pode pesquisar pelo Nome, CPF ou Cargo.

Ainda há a possibilidade de realizar uma pesquisa avançada, acessada através do ícone de funil.

+Funcionário

Para inserir um novo registro, clique no botão +Funcionário e preencha os campos solicitados (os campos com * são de preenchimento obrigatório).

Motoristas

Conheça o ambiente

Essa funcionalidade permite realizar o cadastramento dos motoristas da frota da entidade.

O acesso se dá pelo menu Administrando > Pessoas > Motoristas.

Pesquisar e Pesquisa avançada

É possível realizar a pesquisa pelos funcionários cadastrados utilizando a barra de pesquisa no canto direito da tela, onde o usuário pode pesquisar pelo Nome, CPF ou Nº da CNH.

Ainda há a possibilidade de realizar uma pesquisa avançada, acessada através do ícone de funil.

+Motorista

Para inserir um novo registro, clique no botão +Motorista e preencha os campos solicitados (os campos com * são de preenchimento obrigatório).

Na guia Anexos podem ser inseridos documentos pertinentes ao cadastramento, utilizando o botão +Anexo.

Ainda, na guia Dados adicionais é possível inserir outras informações que o usuário julgar importante. Para isso, é necessária a criação e configuração dos Campos adicionais por meio do menu Utilitários > Campos adicionais.

Endereços

Endereços

Conheça o ambiente

Por meio dessa funcionalidade serão realizados os cadastros dos endereços a serem utilizados no cadastro de Multas de trânsito (menu Executando > Custos > Multas de trânsito).

O acesso à funcionalidade se dá por meio do menu Administrando > Endereços > Endereços.

O cadastro de Endereços é dividido em sete guias e, cada guia representa um cadastro, ou seja, dependendo da guia selecionada o usuário poderá adicionar uma informação diferente.

Se ao acessar a tela desejada não seja apresentada a listagem dos endereços cadastrados, clique no botão Atualizar.

Pesquisar e Pesquisa avançada

É possível realizar a pesquisa pelos endereços cadastrados utilizando a barra de pesquisa no canto direito da tela, onde o usuário pode pesquisar pela Descrição, Tipo, Município e CEP.

Ainda há a possibilidade de realizar uma pesquisa avançada, acessada através do ícone de funil.

Filtrar por

O sistema ainda conta com diversos filtros para facilitar a localização do endereço desejado. Para isso, utilize a barra Filtrar por, disponível em todas as guias do sistema, selecionando entre as opções Todos, Definidos pelo usuário ou Padrões.

+Logradouro

Para inserir um novo registro, clique no botão +Logradouro e, na tela Adicionando logradouro preencha as informações solicitadas (os campos com * são de preenchimento obrigatório).

O cadastro dos demais tipos de endereços (Condomínios, Loteamentos, Bairros, Distritos, Estados e Municípios) segue o mesmo padrão: selecione a guia desejada e clique no botão para adicionar um novo cadastro e preencha os campos solicitados.

Vale ressaltar que, independente da guia em que o usuário esteja, clicando na flecha localizada ao lado do botão de adição o sistema mostrará uma listagem das guias cadastrais existentes, podendo o usuário migrar de uma guia para outra de forma mais ágil, veja: